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宜宾市农业局关于印发《宜宾市农业局机关档案管理办法》的通知

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2018-09-30 00:00:00 责任编辑:manadmin 来源: 浏览次数:

宜农函〔2018〕360号 

局各科(室)、直属事业单位:

为加强机关档案建设,适应机关工作发展的需要,全面、迅速、准确地提供档案资料查询,实现档案管理现代化,市局特制定《宜宾市农业局机关档案管理办法》,请各科室遵照执行。

 

                                          宜宾市农业局 

                                           2018年9月24日

 

宜宾市农业局机关档案管理办法

 

第一章    

第一条  为加强我局档案工作的规范化、科学化,更好地为机关工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《四川省机关档案工作规范化管理标准》的要求,结合我局实际,制定本办法。

第二条  本办法所称文书档案是指在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、资料、图纸、报表、录音录像带、照片、光盘、磁盘等不同门类不同载体的材料。

第三条  按照档案工作统一领导,分级管理的原则,我局建立了综合档案室,归档文件不得分散保存,应确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用,办公室负责对档案室工作进行督促、检查。

第四条 文书档案工作的基本任务

一、收集、整理、立卷、归档各部门形成的各种文件材料和与档案有关的资料。

二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,做好档案的开发和利用工作,为各项业务工作提供档案服务。

三、不断提高档案管理水平,做到案卷质量标准化,档案整理系统化,库房管理科学化,查找利用现代化,调查统计制度化。

四、严格执行党和国家保密制度,维护档案的完整与安全。

五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作,并按规定做好向档案馆移交档案的工作。

六、在统一领导、分级管理的原则下,对机关各科室和下属单位的档案工作进行监督、检查、指导和组织经验交流。

七、完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第二章  档案工作机构和人员

第五条  根据国家档案法律法规的有关规定和我局档案工作发展的需要,综合档案室负责保管本单位的档案,并对所属单位和本机关各科室的档案工作进行指导和监督检查,要加强对本单位(部门)档案工作的领导,我局综合档案室接受上级主管局和地方档案行政管理部门的监督、检查和指导。

第六条  建立健全档案机构,配备档案干部。市局在办公室配备文书档案人员,确定办公室负责人分管文书档案工作。

第七条  对档案工作人员的要求

一、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想,坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针、政策。

二、学习贯彻《档案法》,认真执行党和国家制定的档案工作的方针、政策、制度和办法;刻苦钻研档案业务,接受档案管理业务知识培训,熟悉了解本单位业务工作,努力提高档案的科学管理水平。

三、要了解本单位的历史情况和现状,做好服务工作。

四、要具有一定的计算机知识,能够适应办公自动化和档案科学管理的需要。

五、热爱档案工作,忠于职守,遵守职业道德,有高度的责任心,努力提高工作效率和工作质量。

第三章  文件材料的形成与归档

第八条  文件材料归档与不归档的范围:

一、归档的文件材料

凡是反映我局(机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

(一)上级机关的文件材料

1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的文件材料。

2.上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件,以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。

3.上级机关领导检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像材料。

4.上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。

5.上级机关转发本机关的文件。

(二)本机关的文件材料

1.本机关党组、行政办公等会议记录和召开的工作会议、专业会议材料。

2.本机关颁发的各种文件的定稿、正本、法律法规性文件的历次修改稿。

3.本机关的请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。

4.本机关各科室在工作活动中形成的计划、总结、报告、通知,以及其它重要文件材料。

5.本机关的财务报表、凭证、帐簿、审计等材料。

6.本机关检查下级机关工作、调研形成的重要文件材料。

7.本机关及机关汇总的统计报表和统计分析资料。

8.本机关党(团)支部、工(学)会等组织在活动中形成的决定、记录、总结、通知、花名册、报表等重要文件材料。

9.重要的信访材料,领导的指示和本机关处理信访形成的记录、调查处理报告等材料。

10.本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回来的与本机关有关的未经文书处理的登记的材料。

11.本机关与外单位解决资产、事故纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购买房屋协议、契约、公证书、购买汽车、办公用品等文件材料。

12.本机关(行业)成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、人员编制、工作条例、章程、制度、组织机构沿革、大事记、年鉴、声像材料、荣誉奖励证书、凭证性实物等材料。

13.机关上报下批干部任免(包括备案)、调动、培训、职称评定、聘任、党员(团员、干部、工人)花名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料。

14.本机关办理的干部工人调动的工资、行政(党、团、工会)组织介绍信情况及存根。

15.机关财物、档案等的交接凭证、清册。

16.机关编印的情况反映、简报等刊物的定稿和印本。

17.本机关与其它单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

18.各种普查工作中形成的文件材料。

19.按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

(三)同级机关和非隶属机关的文件材料

1.同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。

2.有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

(四)下级机关的文件材料

1.下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。

2.下级机关报送的重要科技文件、组织机构、干部任免、基建、法规性备案等材料。

二、不归档的文件材料

(一)上级机关的文件材料

1.上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料。

2.上级机关发来供工作参考的抄件。

3.上级机关征求意见未定稿的文件。

(二)本机关的文件

重份文件。

无查考利用价值的事务性、临时性文件。

未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件的定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

一般性建议或意见的人民来信。

机关内部互相抄送的文件材料、不应履行公文的行文、介绍信。

为参考目的从各方面搜集的文件材料。

(三)同级机关和非隶属机关的文件材料

参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。

隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(四)下级机关的文件材料

1.下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。

2.越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料。

3.下级机关抄报备案的一般性文件材料。

第九条  文书档案归档要按照文件材料的自然形成规律,保持它们之间的历史联系,区分不同价值,分类归档,使案卷正确地反映本局的各项活动,便于保管和查找利用。

第十条  坚持文书处理部门立卷原则,当年文件在各科室(部门)立卷,次年4月底前交档案室立卷。

第十一条  建立平时立卷制度。各科室(部门)人员在每年度开始前,根据本科室(部门)的工作任务,参照上年度案卷类目,拟定本年度案卷类目,将办理完毕的文件归类入卷。

第十二条  档案部门人员要加强对各科室(部门)立卷和移交工作的指导和检查。

第十三条  归档文件整理规则

一、分类

归档文件的分类,文书档案采用保管期限--年度的方法进行分类。

(一)分年度

将文件按其形成的年度分开

(二)分保管期限

将文件按划定的不同保管期限分开。

二、装订

归档文件应按件(一文一件)装订。

(一)以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件;正件与附件为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;请示、批复来文与复文各为一件。

(二)同一文件的不同稿本正本在前,定稿在后;不同文字的文本中文本在前,外语本在后;汉文本在前,少数民族文本在后。

三、排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由进行排列。同一事由内的归档文件,可按文件形成的时间或重要程度进行排列。

(一)不同保管期限的文件按永久、长期、短期的顺序分别排列。

(二)不同年度的文件按年代先后顺序排列。

(三)分类后最低一级类目中的文件按内设机构序列、事由或时间、重要程度等因素排列;会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。

(四)不同机构(或问题)的文件按分类时间的顺序排列。

四、打印归档文件封面

归档文件应包括以下基本项目:全宗号、年度、期限、盒号、件号、页数、机构。

(一)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

(二)年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2005。

(三)保管期限:归档文件保管期限分为“永久”、“长期”、“短期”。

(四)盒号:盒号是指档案盒的排列顺序号,以保管期限“永久”、“长期”、“短期”三条线上架排列后的顺序号,用阿拉伯数字标注。

(五)件号:文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号,档案室只编室编件号。

五、装盒

归档文件应按件号顺序装入档案盒。不同年度的文件不应装入同一盒内。不同保管期限的文件不应装入同一盒内。

六、编目

编目包括填写档案盒盒脊、编制档案目录和备考表。

(一)填写档案盒盒脊

档案盒盒脊项目应包括:全宗号、年度、期限、起止件号、盒号。档案盒正面应填写归档单位全称。年度应填写归入档案的年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。期限应分别填写“永久”、“长期”、“短期”。盒号应用阿拉伯数字填写。

填写档案盒盒脊时,字迹应工整,符合存档要求。

(二)编制归档文件目录

归档文件应逐件编入归档文件目录。归档文件目录包括以下基本项目:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

目录用纸幅面尺寸采用国际A4型。

(三)编制归档文件目录封面

归档文件目录应分年度,按不同保管期限装订成册,并编制归档文件目录封面。

(四)编制备考表

填写备考表项目时字迹材料应符合要求。备考表项目包括:本盒文件情况说明、责任人和日期,用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。

第十四条  不归档文件的处理

文书处理部门或业务部门归档时,应清理出不归档的文件材料,注明销毁,打捆交档案室按《不归档文件管理处置办法》进行处理;严禁将文件当废品出售或当垃圾乱倒。

第四章档案的整理、保管和利用

第十五条  档案的整理

一、凡我局在其各项工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

二、新成立的单位、单位的分立与合并,都应分别建立新的全宗。

三、单位改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生变化,仍保持原来的全宗。

四、单位的内部机构一般不建立单独全宗。

五、临时机构一般不建立单独全宗,其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。

六、案卷的排列,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动。

七、按照案卷的排列顺序编写卷号,以固定案卷位置。在同一案卷目录内不得出现重复的案卷号。

第十六条  档案的保管

一、市局档案管理部门接收档案时,应进行审查,根据案卷目录查点清楚,及时记录入库。

二、市局档案全宗应按年代--组织机构排列保管。

三、根据保存档案资料的数量,设置必需的档案专用库房和柜架。档案专用库房要坚固,并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等八防设施。

四、档案室应根据工作需要,设置温湿度计、复印机、收录机、照像机、除湿机、空调设备和电子计算机等。

五、档案库房应绘制档案存放的示意图,以利查找方便。

六、机关综合档案室应建立全宗卷,以积累存储本全宗内的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

七、机关综合档案室应定期组织人员对档案保管情况进行全面检查,并作好记录,发现问题及时向领导汇报,采取有效措施,维护档案的安全。

八、档案管理现代化应纳入机关办公自动化系统管理,同步发展,以提高档案科学管理水平和服务质量。

第十七条  档案的利用

一、档案的利用是档案管理的根本目的。市局档案管理部门要树立以利用为中心的思想,做好各项基础工作;档案人员要熟悉馆藏档案的情况,主动了解每个时期党的中心工作和机关工作任务,积极开展档案的利用工作。

二、机关综合档案室要结合工作的需要,编制《档案目录》,有条件的还可以编制查找工具书和参考资料(如卡片、目录、索引等),满足各方面利用需要。

三、机关综合档案室应努力开展档案史料编研工作,积极配合业务部门编写有关材料。

四、建立和健全档案借阅制度。根据档案的机密等级,履行不同的审批借阅手续。借出和归还档案时,档案管理人员应作详细检查,保证卷内文件齐全。

五、为延长档案的使用时间,档案管理人员和利用者,必须爱护档案,不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损。

六、机关综合档案室应按规定填写接收和移交档案登记薄。

七、准确编制档案工作情况统计年报,及时上报上级档案管理部门。

第四章  档案的鉴定、销毁和移交

第十八条  档案的鉴定与销毁

一、编制本单位的保管期限表,经本单位领导批准后报上级单位和当地档案行政管理部门备案。

二、定期进行档案鉴定工作。鉴定由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组,在本单位办公室领导下进行,对超过保管期限的档案重新进行鉴定,把确已失去利用价值的档案编制清册,报经本单位领导批准销毁。

三、销毁档案时,应送指定纸厂,并与本单位保卫、保密人员取得联系,指定专人销毁和监销,监销人员在销毁清册上签字,以确保国家机密和档案材料的安全。

第十九条  档案的移交

一、向档案馆移交档案的范围和年限。按中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》第二十五条规定执行,即“省级以上机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存二十年左右;省辖市(州、盟)和县以下将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左右向有关档案馆移交”。

二、档案人员调动工作时,必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

第五章  档案的管理制度

第二十条  档案库房管理制度

一、档案库房是保管档案的重要场所。为使档案得以安全保管,必须确定专人负责管理,档案库房和档案人员办公室要分开,切实遵守保密制度,做好档案库房的管理工作。

二、非档案管理人员不得进入档案库房。

三、库房内严禁烟火。易燃、导燃、爆炸物品一律不准带入库房,亦不准在库房附近堆放。

四、库房内电灯用毕后应立即关闭,每日下班切电路,并认真检查,发现问题及时处理。

五、随时注意库房门窗的开关和上锁,钥匙由负责档案管理的人员专门保管,节假日库房要加封条。

六、消防设备保持齐备,每半年检查一次。

七、库房内放置杀虫剂,防止虫蛀档案;发现档案被虫蛀时,应及时报告领导并进行处理。

八、库房内经常保持整齐、清洁,同时根据库房内温湿度的变化情况,随时通风,调整库存内温湿度。

第二十一条  档案资料调阅办法

一、凡调阅档案资料,必须办理借阅手续。

二、本单位内各部门人员,调阅本部门的档案资料,由调卷人填写《档案借阅登记表》和《档案利用情况表》;调阅涉密档案资料,须经本部门领导签字调阅。

三、调阅党组档案资料,调卷人员必须是党员,须经党组成员批准;调阅党组会议记录或涉密案卷,由党组书记签字后方能调阅,但只限在档案室查阅。

四、外单位来借阅、索取、摘抄档案资料,须持单位介绍信,写明档案用途,经办公室主任签字后方可查阅。

五、调阅档案的人员对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、涂改、勾画文件,不准拆散案卷;非经档案部门同意不得复印或转借。

六、档案调阅后及时归还,一般不得超过三天;特殊原因最长不得超过十天。

七、调阅档案人员出差或调动工作时,应将所借的档案资料及时归还档案部门,如已调动工作,借阅档案未归还档案部门,由调阅档案人员原来所在的部门负责追收归还。

第六章    

第二十二条  本办法自公布之日起执行。

 

 

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